[ESP]
Hola a todos los miembros de Be entrepeneur, es mi primera vez por esta comunidad gracias a la iniciativa de @damarysvibra a quien sigo hace algún tiempo. Me gustó mucho este tema de la organización del tiempo pues es algo que siempre ha estado presente en mi vida.
Siempre me he caracterizado por ser una persona soñadora y con ganas de aprender cosas nuevas, y eso derivó en que hace años mi vida dejó de estar quieta y constantemente estoy envuelta en varios proyectos a la vez, tanto profesionales como personales.
Trabajo en una empresa de proyectos como especialista, curso una maestría una vez a la semana pero también hago investigación para mi futura tesis de maestría, participo en un proyecto de investigación junto a mis tutores en el cual se desarrollan temas afines a la maestría y también he sido tutora de estudiantes de pregrado. Sin embargo, en cuanto a mis ratos libres desde hace 3 años tengo un emprendimiento de manualidades donde hago con mis propias manos diferentes artículos de papelería, foami, crochet, entre otras cosas. Para poder compaginar todo esto con mi vida personal y mi descanso, obviamente a sido un proceso complejo de adaptación y aprendizaje sobre todo. Aquí les cuento la forma en la que yo logro organizarme para intentar llegar a todo esto y un poquito más.
Primeramente tengo que decir que uso una agenda, pero no es una agenda típica, pues tuve que emplear una distribución que yo me inventé y para ello tomé una libreta totalmente en blanco. La primera técnica que utilizo es hacer planes semanales. En vez de fragmentar las tareas de manera diaria intento hacerlo de una manera más general para ser parcialmente flexible a hacer unas tareas u otras según surge la oportunidad y que no esté todo atado a un día específico. En cambio, si el plan fuera mensual, fuera un periodo de planificación muy amplio y me generara desorden y caos, por su parte, la semana es una unidad de medida universal muy práctica que permite una distribución justa de tareas y a la vez una visión clara de lo que se debe hacer.
En segundo lugar en cada una de mis semanas divido en 6 grupos de categorías según las tareas:
1 TRABAJO (la empresa donde trabajo donde localizo todas las tareas pendientes a cumplir en esa semana, entregas, reuniones, o eventos)
2 PROYECTO (todo lo relacionado al proyecto junto a mis tutores, eventos, tutorías de estudiantes, y otros)
3 MAESTRIA (aquí coloco lo relacionado a las clases y las tareas que van orientando en la maestría)
4 TIENDA (aquí recojo tanto los pedidos que tengo, las nuevas ideas de artículos a crear, compra de materiales, etc)
5 HIVE ( esta categoría surgió recientemente cuando comencé a utilizar la plataforma, y lo que hago es planificar las publicaciones que hago para intentar seguir las reglas y el orden de las comunicaciones)
6 PERSONAL (el aspecto personal lo dejo de último, no porque sea el menos importante, sino porque la mayoría del tiempo no necesito escribir para recordar lo que debo hacer, pero me gusta anotar cosas pendientes que no quisiera bajo ningún concepto olvidar).
Esta división en categorías me permite coordinar mejor los pasos a seguir y enfocarme en tareas similares para aprovechar mejor el tiempo.
Otra técnica que empleo es la utilización de lápiz en lugar de bolígrafo para poder modificar el orden de una tarea sin que ello implique tacharla, pues visualmente afecta la forma de apreciar el trabajo. También la utilización de colores para resaltar tareas importantes ayuda a darle prioridad a determinadas tareas que sean más urgentes. Otra cosa que utilizo es la técnica de la palomita ✅ para marcar tareas cumplidas, pues este símbolo genera a su vez una satisfacción de cumplimiento y ganas de seguir marcando otras tareas cumplidas por lo cual motiva a seguir.
También existen tareas nuevas, que surgen en el devenir diario y se cumplen sin tener que llevar necesariamente un registro previo de las mismas, aunque es importante incorporarlas en la lista estén cumplidas o no, para poder apreciar a final de semana todas las cosas que verdaderamente hemos conseguido.
Y por último, pero no menos importante es muy importante, aplico una teoría de vida: no estresarse si alguna tarea no se cumple. Al principio me provocaba una sensación de frustración tener que aplazar alguna tarea, pero luego comprendí que lo importante no es cuando se termine si no el hecho de poder tenerla pendiente y que no se olvide hasta que se cumpla. Aunque la agenda pretende organizar nuestro tiempo, no todo se puede controlar: surgen imprevistos o trabas, lo cual no significa que una tarea no pueda llevarse a cabo, pero verdaderamente esto nos recuerda que la organización previa no invariable o rígida, sino una ayuda para hacernos la vida más fácil.
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[ENG]
Hello to all the members of Be entrepeneur, it is my first time in this community thanks to the initiative of @damarysvibra whom I have been following for some time. I really liked this topic of time organization because it is something that has always been present in my life.
I have always been characterized as a dreamer and eager to learn new things, and that led to my life no longer being still years ago and I am constantly involved in several projects at the same time, both professional and personal.
I work in a project company as a specialist, I attend a master’s program once a week but I also do research for my future master’s thesis, I participate in a research project together with my tutors in which topics related to the master’s are developed and I have also been a tutor for undergraduate students. However, in my free time for the past 3 years I have had a crafts venture where I make different stationery items, foam, crochet, among other things, with my own hands. To be able to combine all this with my personal life and my rest, obviously it has been a complex process of adaptation and above all learning. Here I’ll tell you the way I manage to organize myself to try to accomplish all this and a little more.
First of all, I have to say that I use a planner, but it is not a typical planner, as I had to use a layout that I invented and for that I took a completely blank notebook. The first technique I use is to make weekly plans. Instead of fragmenting tasks on a daily basis, I try to do it in a more general way to be partially flexible in doing some tasks or others as opportunities arise and so that everything is not tied to a specific day. On the other hand, if the plan were monthly, it would be a very broad planning period and would generate disorder and chaos; for its part, the week is a very practical universal unit of measure that allows a fair distribution of tasks and at the same time a clear vision of what needs to be done.
Secondly, in each of my weeks I divide into 6 groups of categories according to the tasks:
1 WORK (the company where I work where I locate all the pending tasks to be fulfilled in that week, deliveries, meetings, or events)
2 PROJECT (everything related to the project together with my tutors, events, student tutoring, and others)
3 MASTER’S (here I place everything related to the classes and the tasks that are oriented in the master’s)
4 STORE (here I gather both the orders I have, new ideas for items to create, purchase of materials, etc)
5 HIVE (this category emerged recently when I began to use the platform, and what I do is plan the publications I make to try to follow the rules and the order of communications)
6 PERSONAL (I leave the personal aspect for last, not because it is the least important, but because most of the time I do not need to write to remember what I have to do, but I like to write down pending things that I would not want to forget under any circumstances). This division into categories allows me to better coordinate the steps to follow and focus on similar tasks to make better use of time.
Another technique I use is using pencil instead of pen to be able to modify the order of a task without it implying crossing it out, as visually it affects the way of appreciating the work. Also the use of colors to highlight important tasks helps to give priority to certain tasks that are more urgent. Another thing I use is the check mark ✅ technique to mark completed tasks, as this symbol in turn generates a sense of accomplishment and desire to keep marking other completed tasks, which motivates me to continue.
There are also new tasks that arise in the daily course and are fulfilled without necessarily having to keep a previous record of them, although it is important to incorporate them in the list whether they are completed or not, in order to be able to appreciate at the end of the week all the things we have truly achieved. And lastly, but not least, it is very important, I apply a life theory: do not stress if some task is not fulfilled. At first it caused me a feeling of frustration to have to postpone a task, but then I understood that the important thing is not when it is finished but the fact of being able to have it pending and not forget it until it is fulfilled. Although the planner aims to organize our time, not everything can be controlled: unforeseen events or obstacles arise, which does not mean that a task cannot be carried out, but truly this reminds us that prior organization is not invariable or rigid, but a help to make our lives easier.
If quieres otra variante más breve o con otro estilo, dime y te la preparo enseguida.